Employee Self Service (ESS) - Das müssen Sie wissen (2024)

Manchmal gibt es Dinge, die sind so einleuchtend, dass sich die Frage stellt: Warum genau machen wir das nicht schon immer so? Zu dieser Kategorie zählt mit Sicherheit der sogenannte Employee Self Service, kurz ESS: Als echtes Kind der Digitalisierung befähigt der tech-strategische Ansatz Mitarbeitende dazu, personalbezogene Routinetasks eigenständig zu erledigen. Auf diese Weise wird nicht nur das HR-Team enorm entlastet, sondern auch die Mitarbeiterbindung durch ein Plus an Verantwortung gestärkt – ein doppelter Vorteil. Die wichtigsten Grundlagen zum Thema Self Service Systeme und wie genau Sie mit der passenden ESS-Software den größten Nutzen für Ihr Unternehmen herausholen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Kurz und knackig: Was ist ein Employee Self Service

Wer auf der Suche nach der einen Definition von ESS ist, wird nicht fündig. Doch die wichtigsten Grundlagen eines Employee Self Service lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:

  • Ein ESS ist eine digitale Software-Lösung, mit deren Hilfe Mitarbeitende auf personalbezogenen Daten zugreifen und diese selbst verwalten können.
  • Die Personalabteilung definiert im Vorfeld, auf welche Art von Daten die Angestellten in welchem Umfang Zugriff Beispiele für personalbezogene Daten, die mittels ESS von Mitarbeitenden eingesehen und administriert werden können, sind etwa:
    • Arbeitszeiten: Anwesenheit und Abwesenheiten sowie Überstunden
    • Atteste für Fehltage durch Krankheit
    • Urlaubstage und Urlaubsanträge
    • Belege für Reisekosten oder Spesen
    • personenbezogene Daten wie Anschrift, Nachname oder Bankverbindung
    • firmeninterne Daten wie die Durchwahl oder geschäftliche E-Mail-Adresse
    • Gehaltsabrechnungen
    • Unternehmensdaten wie das interne Schulungsangebot
  • Das Gegenstück zum ESS ist das MSS, kurz für Manager Self Service. Ein MSS System ermöglicht Führungskräften und Mitarbeitern der Personalabteilung, Daten hochgradig automatisiert zu bearbeiten und unterstützt sie dabei, Genehmigungsprozesse schnell und komfortabel digital zu durchlaufen.

Im Fluss: So funktioniert die Datenverwaltung mittels Employee Self Service

Durch einen Employee Self Service können Mitarbeiter im wahrsten Sinne des Wortes „mit“ arbeiten, wenn es um die Pflege ihrer persönlichen Daten geht. Ändert sich beispielsweise die Anschrift, loggen sich Angestellte einfach in das System ein – unabhängig davon, wie viel Uhr es gerade ist oder ob dies von Zuhause oder im Büro, via Smartphone oder vom Desktop-PC aus geschieht. Online können sie die Änderung unkompliziert und selbstständig vornehmen. Entsprechende Genehmigungsprozesse können bei Bedarf direkt in den digitalen Workflow integriert werden: So lässt sich der Haken hinter der Änderung mit wenigen Klicks durch die Genehmiger setzen – und gegebenenfalls erinnert das System automatisiert daran, dieses To-do noch abzuarbeiten. Insgesamt lassen sich vollständige Prozessketten mit einem Employee-Self-Service-System abdecken, ganz nach dem Motto: Was automatisierbar ist, wird auch automatisiert. Auf diese Weise entsteht nicht nur Freiraum für die HR, sondern auch für die Mitarbeitenden, die beispielsweise eben nicht mehr manuell auf die Suche nach einer Urlaubsvertretung gehen oder den Urlaubseintrag im Teamkalender erledigen müssen – diese Dinge übernimmt genial effizient und beeindruckend reibungslos das ESS System, oder auf Management-Ebene das MSS System.

Was bringt’s mir? Die 5 wichtigsten Vorteile eines digitalen Employee Self Service für Mitarbeiter und HR

Alles digital? Gut und schön – aber welche Vorteile bringt die Selbstverwaltung personalbezogener Daten mittels Self Service Portal für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genauso wie für die Personalwirtschaft wirklich? Zu den 5 relevantesten Vorzügen der Einführung eines HR Self Service System gehört:

  1. Die Entlastung der HR generiert Freiraum für Wesentliches: Endlich Zeit für die Recruiting-Strategie – welchen enormen Raum Routinetasks wie etwa die Belegerfassung für die Personalabteilung einnehmen, entpuppt sich häufig erst dann, wenn sie von diesen befreit sind. Indem Mitarbeitende kleinere administrative Aufgaben im Employee-Self-Service-System selbst übernehmen und zugehörige Genehmigungsprozesse automatisiert ablaufen, werden sofort Ressourcen für essenzielle strategische Arbeit im Bereich Human Ressources frei.
  2. Das Plus an Verantwortung motiviert Mitarbeiter: Wo vorher Frust entstand, weil wegen jeder kleinen Änderung die Personalabteilung eingeschaltet werden musste oder etwa die Übersicht über Urlaubstage genauso wie der eigentliche Urlaubsantrag endlose Kommunikationsschleifen mit sich zog, organisieren Mitarbeitende mittels Self Service HR-Software rasch und eigenständig ihre Daten. Der Pluspunkt: Spüren Mitarbeiter auf diese Weise das entgegengebrachte Vertrauen, fühlen sie sich dem Arbeitgeber verbundener – und sind zudem motivierter, den persönlichen Datensatz in Eigenregie zu pflegen und aktuell zu halten, was die Qualität des Datensatzes zudem hebt.
  3. Verschlankte Prozesse steigern die Effizienz: Mit einem Employee Self Service System beanspruchen Routine-Vorgänge wie Reisekostenanträge oder Änderungen im Stammdatensatz insgesamt weniger HR-Ressourcen – und da sie zudem automatisiert ablaufen, erweisen sie sich als weniger fehleranfällig, als wenn Dinge wie diese von Personalern bei hohem Stresslevel auf die Schnelle nebenbei erledigt werden. Somit spart das System wertvolle Zeit und Kosten, was sich durchweg gewinnbringend für das Unternehmen auswirkt.
  4. Transparentere Vorgänge sorgen für mehr Überblick: Mitarbeiter können jederzeit via Self Service Software unabhängig von der Personalabteilung live bspw. ihr Zeitkonto einsehen. Aufgrund dieser Transparenz vermeiden sie es spielend, übermäßigen Fehl- wie Überstunden aufzubauen und ihre Urlaubstage eigenständig einzuteilen.
  5. Zeit- und ortsunabhängige Datenverwaltung unterstützt Remote-Work-Modelle: Indem eine Employee Self Service Software einen durchgängig digitalen Workflow ermöglicht, erleichtert es Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Arbeitsort – aus dem Homeoffice oder auf Reisen – sowie befreit von den Arbeitszeiten wie Ressourcen der HR-Abteilung zu jeder Tages- und Nachtzeit auf ihre personalbezogenen Daten zuzugreifen und diese zu verwalten. Um auf das Employee-Self-Service-Portal zuzugreifen, sind Lösungen sowohl als App, über ein mobiles Endgerät oder browserbasiert über das Intranet möglich.

Fazit: Darauf sollten Unternehmen in puncto HR Employee Self Service unbedingt achten

So positiv sich ein Employee Self Service für Mitarbeiter wie Personalabteilung auch anhören mag: gewisse Erfolgsfaktoren sind zu berücksichtigen, damit sich die mitunter nicht ganz billige Anschaffung einer Self Service Anwendung auch wirklich gewinnbringend auszahlt und Nachteile ausbleiben. Zum einen sollte sich die Investition schlicht rechnen – und das tut sie erst ab einer gewissen Firmengröße.

Zum anderen muss zwischen Theorie und Praxis unterschieden werden: nur weil das Self Service System im Hause ist, erzielt es nicht automatisch Erfolge für das Business. Die gewünschte Effizienzsteigerung, der Autonomiegewinn für die Mitarbeiter und all die anderen wohlklingenden Vorteile stellen sich erst dann ein, wenn Belegschaft wie Führungskräfte das System auch wirklich annehmen und nutzen. Um dies zu erreichen, ist es unbedingt notwendig, die Einführung eines ESS auf kommunikativer Ebene intensiv vorzubereiten und permanent zu begleiten. Wer hier voraussetzt, die Vorteile des Self Service erschließen sich Mitarbeitern und dem Management von allein, läuft Gefahr, jene Teammitglieder auf dem Weg zu verlieren, deren Ängste vor technologischen Neuerungen überwiegen, oder jene, denen schlicht die Erfahrung beim Umgang mit digitalen Systemen dieser Art fehlt. Daher empfiehlt es sich, Schulungen – beispielsweise in Form von Webinaren – anzubieten, und bei der Wahl der Software auf eine niederschwellige Bedienbarkeit zu achten. Je einfacher und intuitiver es sich bedienen lässt, desto besser. Außerdem zahlt sich eine gute Usability auch in Hinblick auf das Onboarding neuer Mitarbeitenden aus – ein Prozess, der erstens beständig wiederkehrt und zudem als Teilaspekt des Employer Brandings entscheidend dazu beiträgt, wie sehr sich Mitarbeitende mit ihrem Arbeitgeber verbunden fühlen.

Unbedingt sollte zudem im Vorfeld geklärt werden, wie sichergestellt werden kann, wirklich der gesamten Belegschaft den Zugang zum System zu ermöglichen – unabhängig davon, ob der eigene Arbeitsplatz mit entsprechenden Endgeräten und einer stabilen Internetverbindung ausgestattet ist. Eine mögliche Lösung hierfür sind beispielsweise im Firmengebäude frei zugänglich installierte Terminals.

Klare Kante ist darüber hinaus beim Thema Datensicherheit angebracht. Schließlich dreht es sich bei Personaldaten um äußerst sensible Informationen: Das Angebot des ESS-Systems sollte definitiv DSGVO-konform sein und bestenfalls auch bei Änderungen von Datenschutzbestimmungen bezüglich personenbezogener Daten Updates bieten. Welche Supportleistungen zudem im Rahmen der Implementierung oder bei Störfällen inklusive sind, gehört ebenso zu den dick unterstrichenen Punkten auf der Checkliste bei der Wahl der passenden ESS-Softwarelösung, wie ob und in welchem Umfang es einen Ansprechpartner gibt, um gegebenenfalls Fragen zu stellen.

Insgesamt empfiehlt es sich, in 3 Schritten vorzugehen, um das passende Employee Self Service System zu finden:

  1. Anforderungen und Ziele so exakt wie möglich definieren, indem der IST- und SOLL-Zustand der eigenen Prozesse herausgearbeitet wird. Dazu gehört auch, vorhandene Systeme zu berücksichtigen, für die gegebenenfalls Schnittstellen vorhanden sein müssen.
  2. Anbieter vergleichen hinsichtlich der gebotenen Funktionen – beispielsweise ist eine Erinnerungsfunktion für Genehmigungsprozesse äußerst praktisch –, Datensicherheit, Support-Service und Individualisierbarkeit der Lösung. Egal, ob von Microsoft, HCM, SAP oder Fiori – das gewählte ESS sollte schließlich möglichst perfekt zu den internen Workflows passen, ohne sie zu verbiegen, und auch tatsächlich jene Berechtigungskonzepte abbilden, die benötigt werden.
  3. Testen, testen, testen – nur so lässt sich abwägen, ob das ESS-System die Anforderungen auch erfüllt.

Für einen Deep Dive ins Thema Employee Self Service lesen Sie hier – oder nehmen Kontakt zu unserem Beratungs-Team auf. Unsere engagierten Freiraum-Kämpfer begleiten Sie als kompetente Partner bei der richtigen Wahl und Einführung eines ESS-Systems.

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